Per anni il self check-in è stato la comodità che ha reso gli affitti brevi gestibili a distanza: una keybox al muro, un codice via messaggio, l'ospite che entra da solo a qualsiasi ora. Dal 21 novembre 2025 quel modello, così com'era, non è più a norma.
Il Consiglio di Stato ha stabilito che l'identità di chi alloggia va verificata guardandolo, non solo raccogliendone il documento a distanza. Non significa tornare per forza a fare le notti in portineria. Significa cambiare come apri la porta. Vediamo cosa è legale oggi, cosa non lo è più, e come metterti in regola senza stravolgere la gestione.
Cosa ha deciso il Consiglio di Stato
La norma di riferimento è l'articolo 109 del TULPS, il testo unico delle leggi di pubblica sicurezza. Obbliga chi gestisce una struttura ricettiva a comunicare alla Questura le generalità di ogni persona alloggiata, tramite il Portale Alloggiati, entro 24 ore dall'arrivo (6 ore per i soggiorni che non superano la giornata).
Con la sentenza numero 9101 del 2025, il Consiglio di Stato ha chiarito come va fatta quella identificazione: de visu, cioè verificando di persona che chi entra sia davvero l'intestatario del documento. Il punto importante, e spesso frainteso, è che il giudice non ha vietato il check-in da remoto. Ha vietato l'accesso senza verifica dell'identità.
La verifica de visu può avvenire anche a distanza, purché sia in tempo reale: una videochiamata con l'ospite che mostra il documento davanti alla telecamera, nel momento in cui arriva, soddisfa l'obbligo. Quello che non basta più è ricevere la foto del documento il giorno prima e poi mandare un codice.
Come ci siamo arrivati, in tre tappe
La regola è cambiata due volte in un anno, ed è per questo che gira tanta confusione. La sequenza è questa:
- Novembre 2024: il Ministero dell'Interno emana una circolare che considera il self check-in da remoto non conforme all'articolo 109, introducendo di fatto l'obbligo di riconoscimento de visu.
- Maggio 2025: il TAR del Lazio, su ricorso delle associazioni dell'extralberghiero, annulla la circolare, ritenendo che il de visu non fosse previsto dalla legge.
- Novembre 2025: il Consiglio di Stato ribalta la decisione del TAR e conferma la linea del Viminale, precisando però che la verifica in tempo reale a distanza è ammessa.
Se hai letto notizie contraddittorie negli ultimi mesi, è perché ognuna fotografava una tappa diversa. Quella che conta oggi è l'ultima.
Cosa non è più permesso
Il modello escluso è uno solo, ma è il più diffuso: keybox o tastierino con il codice inviato all'ospite, senza nessuna verifica visiva dal vivo al momento dell'accesso. Anche se ti sei fatto mandare il documento in anticipo, se poi la persona entra da sola senza che tu l'abbia vista, non sei in regola.
La keybox in sé non è illegale a livello nazionale. Illegale è usarla come unico passaggio, saltando l'identificazione.
Vale la pena ricordare la posta in gioco, senza drammatizzare. L'omessa comunicazione delle generalità, ovvero la violazione dell'art. 109 è una contravvenzione penale: arresto fino a tre mesi o ammenda fino a 206 euro, oltre alle conseguenze sul piano amministrativo. Nella pratica i controlli non sono frequenti e le conseguenze severe restano rare, ma la norma è questa, ed è la ragione per cui identificare chi entra non è un dettaglio facoltativo.
Come metterti in regola oggi
Le strade conformi sono più d'una, e nessuna richiede di essere fisicamente sulla porta a ogni arrivo.
Di persona
Il metodo classico: accogli tu, o una persona di fiducia, controlli il documento e consegni le chiavi. Resta il più semplice per chi ha una sola struttura o vive vicino.
Videochiamata o videocitofono
Al momento dell'arrivo, l'ospite ti chiama in video e mostra il documento davanti alla telecamera. Tu confronti volto e documento in diretta, poi gli dai il codice o sblocchi l'ingresso. In alternativa, un videocitofono digitale all'entrata permette di fare la stessa verifica. Dopo il riconoscimento, la keybox torna utilizzabile: il problema non è la cassetta, è che venga aperta senza che tu abbia visto chi entra.
Servizi di identificazione da remoto
Esistono strumenti che gestiscono la videochiamata di riconoscimento e la comunicazione al Portale Alloggiati, come Vikey o Chekin tra gli altri. Fanno risparmiare tempo se hai più strutture, ma valuta con attenzione cosa fanno davvero e quanto costano: l'obbligo di legge lo assolvi anche con una semplice videochiamata fatta bene, senza abbonamenti.
Occhio ai divieti del tuo Comune
La sentenza fissa la regola nazionale, ma alcuni Comuni si spingono oltre e vietano le keybox anche dopo la verifica. Firenze, dal 2025, ha proibito le cassette portachiavi nel centro storico, l'area UNESCO, con sanzioni a partire da 400 euro e obbligo di rimozione. Altre città stanno seguendo.
Prima di installare o tenere una keybox, controlla il regolamento di polizia urbana del tuo Comune. La regola statale ti dice come identificare; quella comunale può dirti dove non puoi appendere la cassetta.
Come dirlo agli ospiti senza attriti
Oltre alla questione legale, c'è un rischio pratico quotidiano: la recensione. L'ospite abituato a entrare con un codice può vivere la videochiamata come una complicazione. Si previene spiegando prima, con chiarezza.
Manda le istruzioni di arrivo in anticipo, spiega che è una verifica veloce prevista dalla legge italiana, e indica passo per passo cosa fare. Un sito con la guida digitale per gli ospiti, sempre accessibile e con la procedura di accesso e le informazioni utili, riduce le domande dell'ultimo minuto e trasforma un obbligo in un momento di accoglienza.
In sintesi
✓ L'identità dell'ospite va verificata de visu, di persona o in videochiamata in tempo reale.✓ Vietato il solo codice con keybox senza verifica visiva dal vivo.✓ La keybox resta usabile, ma solo dopo il riconoscimento.✓ Controlla se il tuo Comune vieta le keybox a prescindere.✓ Spiega la procedura agli ospiti prima dell'arrivo, per evitare attriti.
La sentenza ha rimesso ordine dopo un anno di regole ballerine. Il messaggio per chi ospita è pratico: puoi continuare a gestire gli arrivi a distanza, a patto di guardare in faccia chi entra, anche solo attraverso uno schermo.
---
Questo articolo ha finalità informative e non sostituisce una consulenza legale sul caso specifico. Verifica sempre la normativa nazionale aggiornata e il regolamento del tuo Comune. I costi dei servizi e dei dispositivi eventualmente citati variano e non sono indicati qui.